DANIŞMANLIK · EĞİTİM · KOÇLUK
Cezmi Aytekin · Yalın Dönüşüm
Bugünün liderleri çoğu zaman çok çalışıyor, gün boyu toplantıdan toplantıya koşuyor ve onlarca probleme müdahale ediyor.
Buna rağmen şirketleri neden dönüşemiyor?
Bunun nedenlerinden biri, liderlik zamanının acil görünen işlerle dolup sistem geliştirme çalışmalarına yeterince yer kalmaması olabilir.
Her e-postaya anında cevap vermek, başkasının çözebileceği sorunlara müdahale etmek, sonuç üretmeyen toplantılara katılmak, sürekli onay vermek ve günlük operasyonun peşinden koşmak…
Operasyonel işlerin bir bölümü zorunlu ve değerlidir. Ancak tekrarlanan onaylar, gereksiz toplantılar ve uygun şekilde devredilebilecek işler, yöneticinin dikkatini dağıtabilir.
Yalın dönüşüm ise çoğunlukla önemli fakat acil olmayan işler alanında bulunuyor:
– Gembaya çıkmak,
– Çalışanları dinlemek,
– Kök neden analizi yapmak,
– Standart iş oluşturmak,
– Süreçleri sadeleştirmek,
– İnsan yetiştirmek,
– Yönetici Kata uygulamak,
– Gelecekteki problemleri önleyecek sistemler kurmak.
Bu çalışmaların bir kısmı hemen sonuç vermediği için ertelenebilir. Öte yandan ciddi bir güvenlik riski, kalite sorunu veya kritik arıza hem önemli hem acil olabilir. Bir işi yalnızca adına bakarak kutuya yerleştiremeyiz.
Bu nedenle kolayca ertelenirler.
Fakat aylar sonra yüksek stok, uzun teslim süresi, kalite problemleri, fazla mesai, düşük verimlilik ve çalışanların sürekli yöneticiden çözüm beklemesi olarak karşımıza çıkarlar.
Sanki asıl sorun zaman eksikliği değil, liderlik zamanının yanlış önceliklere ayrılmasıdır.
Yalın dönüşüm, boş zaman bulununca yapılacak ek bir çalışma değildir. Liderlerin önemli fakat acil olmayan işler için bilinçli şekilde zaman ayırmasıyla başlar.
Bugünün bazı acilleri, daha önce ele alınmamış sistem problemlerinden doğabilir. Acil müdahaleyi yaparken tekrarını azaltacak çalışmaya da zaman ayırmak gerekir.
Kendi çalışma sürenizi esas alın: Geçen hafta kaç saati acil ve önemli işlere, kaç saati önemli fakat acil olmayan geliştirme çalışmalarına ayırdınız?
Yukarıdaki önceliklendirme matrisi işleri iki ayrı eksende değerlendirmeyi sağlar: önem ve aciliyet. Dört alanı düşünürken etkiyi, zaman kısıtını, sorumluyu ve gerekli aksiyonu açıkça yazmak, yalnızca renkli kutular oluşturmaktan daha yararlıdır.
